監(jiān)理部作為監(jiān)理公司派駐工程現(xiàn)場(chǎng)的機(jī)構(gòu)，全權(quán)行使監(jiān)理合同賦予的職權(quán)，履行監(jiān)理合同的義務(wù)。如何更好地順利開(kāi)展工作，滿(mǎn)足監(jiān)理合同的要求，優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)于業(yè)主，除依托監(jiān)理公司完整的機(jī)制及相適應(yīng)的程序外，總監(jiān)能否在進(jìn)駐工程現(xiàn)場(chǎng)之初，盡快地控制好局面顯得相當(dāng)關(guān)鍵。一般來(lái)講，監(jiān)理部進(jìn)駐工程現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，工程準(zhǔn)備工作尚未就緒，尚不具備馬上開(kāi)工的條件。總監(jiān)應(yīng)充分利用這段時(shí)間重點(diǎn)解決如下問(wèn)題：監(jiān)理部?jī)?nèi)部工作安排；與業(yè)主、總承包商（含指定分包商、指定分供商）的接觸；成功地召開(kāi)監(jiān)理交底會(huì)。以下是我從事監(jiān)理工作以來(lái)積累的一些較為成熟的做法，提出來(lái)與大家交流。
    1 監(jiān)理部?jī)?nèi)部工作安排。監(jiān)理部在組建之初，各成員的職責(zé)已經(jīng)比較明確，關(guān)鍵是進(jìn)駐后總監(jiān)要盡快地調(diào)動(dòng)大家進(jìn)入角色。比較好的方式是召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，對(duì)分工、協(xié)作、工作程序、工作紀(jì)律進(jìn)一步明確，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)監(jiān)理資料的歸檔問(wèn)題。在實(shí)際操作中，讓監(jiān)理人員掌握監(jiān)理資料的分類(lèi)與歸檔格式是引導(dǎo)各監(jiān)理人員進(jìn)入角色一個(gè)快捷方式。監(jiān)理公司對(duì)派出的監(jiān)理部在資料上一般都有基本的要求。監(jiān)理資料的分類(lèi)情況及監(jiān)理單位內(nèi)部存檔要求各家監(jiān)理公司也不盡相同。我認(rèn)為監(jiān)理部在監(jiān)理資料的分類(lèi)、歸檔管理上宜細(xì)不宜粗。這是因?yàn)椋O(jiān)理資料完善與否首先代表了監(jiān)理部的形象，同時(shí)，作為管理服務(wù)型的工作，工作過(guò)程能夠在監(jiān)理資料中詳細(xì)地留下痕跡，也保證了監(jiān)理過(guò)程的可追溯性。一般情況則是根據(jù)工程的規(guī)模以及業(yè)主在監(jiān)理合同中賦予的監(jiān)理工作權(quán)限等，具體問(wèn)題具體對(duì)待。按照通常的“三控二管一協(xié)調(diào)”的內(nèi)容，筆者認(rèn)為工程規(guī)模在30000m2以?xún)?nèi)的工程大致可以按照如下類(lèi)別劃分：——監(jiān)理依據(jù)類(lèi)：建設(shè)主管部門(mén)發(fā)布的建設(shè)信息；工程審批文件；施工合同/監(jiān)理合同；工程地質(zhì)勘察報(bào)告；監(jiān)理人員資質(zhì)證書(shū)；土建設(shè)計(jì)交底/圖紙會(huì)審/變更記錄；安裝設(shè)計(jì)交底/圖紙會(huì)審/變更記錄。監(jiān)理簽發(fā)類(lèi)：監(jiān)理規(guī)劃/監(jiān)理細(xì)則；監(jiān)理通知；監(jiān)理日記；監(jiān)理月報(bào)；監(jiān)理例會(huì)/專(zhuān)題會(huì)紀(jì)要；質(zhì)量事故處理記錄/報(bào)告；監(jiān)理評(píng)估報(bào)告；監(jiān)理工作總結(jié)。監(jiān)理審核類(lèi)：總承包商質(zhì)量體系/計(jì)劃；施工組織設(shè)計(jì)/方案 ；施工進(jìn)度計(jì)劃；施工試驗(yàn)計(jì)劃；分包商的審核；分供商的審核；開(kāi)工/停工/復(fù)工報(bào)告及指令； 索賠文件/簽證審核文件；計(jì)量/支付/結(jié)算審核文件。工作聯(lián)系類(lèi)：監(jiān)理工作聯(lián)系單；監(jiān)理函件；業(yè)主/總承包商來(lái)文。施工試驗(yàn)類(lèi)：土建物資復(fù)試報(bào)告；安裝物資復(fù)試報(bào)告；施工試驗(yàn)報(bào)告；施工實(shí)驗(yàn)記錄；混凝土配合比通知單。施工驗(yàn)收類(lèi)：土建物資驗(yàn)收；安裝物資驗(yàn)收；測(cè)量放線驗(yàn)收；土建分項(xiàng)/隱蔽驗(yàn)收記錄；安裝分項(xiàng)/隱蔽驗(yàn)收記錄；分部（子分部）/單位/單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收文件。其它：監(jiān)理內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要；監(jiān)理部財(cái)產(chǎn)臺(tái)帳；工程過(guò)程照片；天氣記錄。如果工程規(guī)模大、功能全、裝潢高檔，應(yīng)對(duì)上述監(jiān)理資料的分類(lèi)進(jìn)行細(xì)化。重點(diǎn)在安裝專(zhuān)業(yè)上，首先，建筑安裝專(zhuān)業(yè)可細(xì)分為電氣（強(qiáng)電、弱電）、衛(wèi)生（上下水、暖氣、煤氣）、消防、通風(fēng)空調(diào)、智能等。安裝專(zhuān)業(yè)資料內(nèi)容細(xì)化表現(xiàn)在根據(jù)上述專(zhuān)業(yè)細(xì)化的基礎(chǔ)之上，對(duì)設(shè)計(jì)交底/圖紙會(huì)審/變更記錄、分供商審核、安裝物資驗(yàn)收、施工實(shí)驗(yàn)記錄、安裝分項(xiàng)/隱蔽驗(yàn)收記錄等分專(zhuān)業(yè)一一對(duì)應(yīng)單獨(dú)列出。同時(shí)，由于參建單位的增加，尤其是業(yè)主指定單位或公共事業(yè)等社會(huì)協(xié)作單位的增多，監(jiān)理人與上述單位的過(guò)程文件、存檔文件相應(yīng)增加，尤其是與上述單位的來(lái)往文件、傳遞文件等，都是日后出現(xiàn)問(wèn)題解決的證據(jù)，因此其歸檔也是相當(dāng)?shù)谋匾１O(jiān)理人必須對(duì)上述資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理。上述類(lèi)別有些并不作為監(jiān)理資料存檔，如：傳遞文件、監(jiān)理函件、監(jiān)理部財(cái)產(chǎn)臺(tái)帳等。但筆者認(rèn)為，作為過(guò)程資料，有其歸類(lèi)的必要。任何問(wèn)題的出現(xiàn)都能夠在你的資料中找到原因，這就保證了資料的可追溯性和完整性。總監(jiān)應(yīng)對(duì)監(jiān)理資料的分類(lèi)與監(jiān)理部的其他監(jiān)理人員充分協(xié)商，并安排專(zhuān)職資料員負(fù)責(zé)，各個(gè)專(zhuān)業(yè)工程師Project   Management建設(shè)監(jiān)理  2003配合歸檔。
    2 良好的溝通工作。監(jiān)理人尤其是總監(jiān)應(yīng)該具有良好的溝通能力。監(jiān)理人在工程準(zhǔn)備階段就應(yīng)該樹(shù)立良好的溝通意識(shí)，并盡快實(shí)施。首先，與業(yè)主代表的溝通。進(jìn)一步了解業(yè)主在該工程中對(duì)監(jiān)理人除監(jiān)理合同外還有哪些要求及授權(quán)。同時(shí)，向業(yè)主代表表明，監(jiān)理工作是質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、合同管理、信息管理、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)等是一個(gè)系統(tǒng)工作，任何一方面的軟肋都可能導(dǎo)致監(jiān)理工作整體走弱。除監(jiān)理部在人員配備上可能存在工作能力懸殊外，業(yè)主的授權(quán)顯得相當(dāng)重要。尤其是投資方面的控制，目前業(yè)主往往在這方面授權(quán)不充分，甚至沒(méi)有授權(quán)，監(jiān)理工作的力度將大打折扣。因此，在與業(yè)主代表溝通時(shí)講明理由，希望業(yè)主在對(duì)監(jiān)理人的授權(quán)上做到盡量充分。另一方面是關(guān)于指定分包商、指定分供商的劃分和選定。除確有必要，應(yīng)盡量少地出現(xiàn)指定分包商、分供商的選定。監(jiān)理人應(yīng)該向業(yè)主代表講明其中的利害關(guān)系。在目前階段，指定單位能夠積極服從總承包商管理的情況很少。指定單位在出現(xiàn)問(wèn)題后找監(jiān)理解決，監(jiān)理再找業(yè)主代表、總承建商協(xié)調(diào)，無(wú)形中增加許多額外工作。有些管理松散的總承包商更是回避對(duì)指定分包商、分供商的管理，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，總承包商與指定分包商、分供商之間互相扯皮、推諉，不利于問(wèn)題的解決。其次，與總承包商的座談。盡管監(jiān)理人與承建商之間是一種監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，但缺乏溝通的管理是不完整的。在工程管理過(guò)程中，往往因?yàn)闆](méi)有及時(shí)地溝通，造成施工單位對(duì)監(jiān)理人的抵觸情緒。監(jiān)理人進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)后，有必要針對(duì)監(jiān)理交底會(huì)上的主要交底內(nèi)容先與總承包商溝通，尤其是監(jiān)理人與總承包商是第一次在工程中交往，顯得更為重要。溝通的主要內(nèi)容主要限于在監(jiān)理交底會(huì)議的預(yù)備內(nèi)容。如何更好地將監(jiān)理規(guī)范中的要求，尤其是總監(jiān)以往成熟的做法，能夠在座談中讓施工單位接受，是一件非常有藝術(shù)的工作。通過(guò)事先座談，讓施工單位對(duì)監(jiān)理交底會(huì)議的內(nèi)容在心理上有所準(zhǔn)備，而不至于出現(xiàn)僵局。
    3 成功地召開(kāi)監(jiān)理交底會(huì)議。總監(jiān)能否在監(jiān)理交底會(huì)上系統(tǒng)地、思路清晰地把工作程序、監(jiān)理要求表達(dá)清楚，控制好會(huì)議的步驟、氛圍至關(guān)重要。在監(jiān)理交底會(huì)議上，重點(diǎn)明確如下幾個(gè)方面的問(wèn)題：監(jiān)理工作依據(jù)、監(jiān)理工作的內(nèi)容及目標(biāo)、監(jiān)理人員的職責(zé)劃分、建設(shè)各方的關(guān)系、主要監(jiān)理程序（包括：物資選樣控制程序、物資進(jìn)場(chǎng)質(zhì)量控制程序、工程變更程序、分項(xiàng)分部質(zhì)量控制程序、質(zhì)量事故處理程序、進(jìn)度控制程序、投資控制程序、索賠程序、竣工驗(yàn)收及備案程序）、旁站監(jiān)理的部位、監(jiān)理部發(fā)出文件的格式、施工單位需報(bào)監(jiān)理部的資料及格式、安全及文明施工等有關(guān)事項(xiàng)。在目前的建筑市場(chǎng)上，承建商在建立和完善質(zhì)量體系、技術(shù)體系方面也是良莠不齊。總監(jiān)應(yīng)在監(jiān)理交底會(huì)上要求承建商完善上述體系。畢竟提高承建商的技術(shù)水平、質(zhì)量意識(shí)、管理能力，對(duì)日后的監(jiān)理工作都能起到事半功倍的效果。因此，總監(jiān)應(yīng)在監(jiān)理交底會(huì)上重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，會(huì)后督促直至落實(shí)。

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